Chu trình PDCA là một phương pháp làm việc rất nổi tiếng trên thế giới và nó được chứng minh về tính hiệu quả mang lại khi áp dụng tại các doanh nghiệp. Và cách người Nhật lập kế hoạch theo chu trình PDCA cũng được rất nhiều doanh nghiệp ở đây lựa chọn làm phương pháp cho công việc tại đơn vị của mình. Vậy chu trình PDCA là gì? Cách người Nhật lập kế hoạch theo chu trình PDCA ra sao? Hãy cùng Daruma theo dõi trong bài viết sau đây nhé!

1. Chu trình PDCA là gì?

Mô hình PDCA (hay còn gọi là chu trình PDCA) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.

Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối thập niên 30.

Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

PDCA là một phương pháp làm việc rất nổi tiếng tại Nhật Bản, là tên gọi của mô hình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được thể hiện với một hình ảnh đường tròn lăn trên một mặt phẳng theo chiều kim đồng hồ. Và người phát minh ra chu trình này lại không phải là người Nhật – tiến sĩ Deming (người Mỹ) là người đã phát triển ra mô hình này vào những năm 1950 dựa trên ý tưởng của Walter Andrew Shewhart tạo ra vào năm 1939. Năm 1950, tiến sĩ Deming đã giới thiệu chu trình này đến với người Nhật lần đầu tiên và từ đó hầu hết mọi doanh nghiệp tại đây đều áp dụng hiệu quả chu trình này.

PDCA là từ viết tắt từ những chữ tiếng Anh là: Plan – Do – Check – Action.

2. Chu trình PDCA gồm những gì?

PDCA là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng để kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình. Cụm từ PDCA là viết tắt của bốn bước:

• Plan – Lập kế hoạch.
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập.
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình PDCA mới.

Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

– Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

– Nếu doanh nghiệp lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn.

– Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh.

Bước này thường được chia làm các bước nhỏ:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau.

Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)

– Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.

– Khi đã xác định được các điểm cần cải tiến, hãy lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

•    Điểm cải tiến nào cần được thực hiện?

•    Khi nào hoàn thành kế hoạch?

•    Cần làm những bước gì để hoàn thành kế hoạch?

Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)

– Giai đoạn “Check” nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đặt ra.

– Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những điểm khuyết. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.

Trong bước này, bạn cần phải:

•    Đánh giá hiệu quả của các hoạt động, giải pháp

•    Phân tích liệu các giải pháp đó có thể được cải thiện bằng bất cứ cách nào khác không. Giai đoạn này cần kiểm tra xem các hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, từ đó đánh giá các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn hay không.

Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)

– Tiến hành sửa lỗi

– Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

– Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

– Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

– Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.